Apuesta por la innovación tecnológica en el sector financiero con el sistema de firma digitalizada

MEG/DICYT Ahorro económico, beneficios medioambientales, mejora en la eficiencia y, sobre todo, una mayor seguridad para el cliente son las principales ventajas que presenta el sistema de firma digitalizada para el sector de Cajas de Ahorros de España, un proyecto de innovación en el sistema financiero que se quiere extender a otras cajas, bancos y administraciones y que ha sido liderado por Caja de Ávila y desarrollado por la Comisión de Organización, Automatización y Servicios (COAS) de la confederación de cajas (CECA).

El proyecto, que empezó a gestarse en 2007 y se encuentra en fase de implantación, tiene como objetivo la eliminación de los documentos en formato papel en las sucursales de las cajas a través de la instalación de unas tabletas que, en una pantalla, capturan la firma de los clientes en soporte electrónico y las insertan en un documento digital "con todas las garantías y la seguridad de que la rúbrica sólo va a utilizarse para ese documento", explicó José Luis Martín Velayos, subdirector general del área Técnica Administrativa de Caja de Ávila y director del proyecto para el sector de las cajas.

De esta manera, "conseguimos que todos los documentos que ya se generaban de forma electrónica pero que requerían la firma del cliente se puedan eliminar del formato papel y se almacenen de forma digitalizada", explicó Martín Velayos, que al tiempo que subrayó la "sencillez" de la idea resaltó la "complejidad" de la puesta en marcha del proyecto, dados los "numerosos aspectos técnicos y de seguridad" que han tenido que tenerse en cuenta para dar el pistoletazo de salida al proyecto. Y es que, continuó, "en otros sectores, como el de la distribución y los supermercados, ya está implantado, pero no con la complejidad que pueda exigir una entidad financiera" en cuestiones como las garantías de seguridad, los estudios previos y los dictámenes jurídicos y técnicos (auditorías). Tras esos análisis, y "el asesoramiento de los mejores expertos, tenemos ya el proyecto de firma digitalizada para el sector de cajas", añadió.

Según el cronograma de implantación, después del verano se espera que más de 1.000 oficinas de las cajas de ahorro cuenten con el sistema implantado, una previsión que se eleva a 5.000 oficinas antes de finales de año y que en 2010 podría llegar a las 25.000 sucursales con las que cuentan las 45 entidades que componen la Confederación Española de Cajas de Ahorro (CECA). Esto supone un despliegue de más de 15.000 tabletas electrónicas este año, que alcanzarían las 75.000 ó 80.000 en "los años sucesivos", según detalló Santiago Uriel, vicesecretario de Tecnología de la COAS. En la actualidad “siete u ocho cajas” están inmersas en la implantación.

En Caja de Ávila, líder también del proyecto piloto, se espera tener prácticamente el 100% de la operativa de ventanilla con el sistema de firma digitalizada funcionando a finales de año (en unas semanas estará al 70%) y también prácticamente el 100% de las oficinas de la entidad, más de 120. Eso se traduciría en alrededor de tres millones de operaciones al año, lo que a la entidad le supondría un ahorro de unos 90.000 euros en cuanto a papel (tres céntimos por documento) y de unos 100 árboles en cuanto a los beneficios medioambientales, según las estimaciones realizadas. El ahorro en el grupo de cajas se cifra en 26 millones de euros anuales.

Seguridad jurídica y técnica
Con todo, los promotores del proyecto insistieron en que la principal ventaja radica en la mayor seguridad jurídica y técnica para el cliente, que es “el 50% del proyecto”.  La seguridad de la herramienta ha sido certificada mediante un dictamen legal, mientras que en el aspecto técnico ha sido auditada por S21sec, empresa encargada de estas certificaciones para medios de pago.

El sistema sustituye los documentos en papel (en especial la documentación asociada a las relaciones entre el cliente y la entidad) por documentos en formato electrónico (PDF) y la firma del cliente se recoge digitalmente mediante dispositivos de captura de la firma manuscrita (biometría avanzada), asegurando su validez jurídica. La solución implantada se ha adaptado a las últimas tecnologías existentes en materia de digitalización de firmas, pero también admite las firmas a través del DNI electrónico y otros medios de identificación, como tarjetas EMV.

La mejora de los procesos, unida a los ahorros directos de costes, lo convierte en un proyecto clave en época de crisis al contribuir a la mejora de la eficiencia, la reducción de un número muy importante de procesos de la entidad (digitalización y escaneo de documentos), al impulso del uso de expedientes electrónicos y a la automatización plena de los procesos de control y auditoría de documentación, minimizando los riesgos operacionales.

El cliente ya no obtendrá un resguardo en papel cada vez que realice una operación bancaria. Con una rúbrica en la tableta digitalizadora estará hecho. De momento, de las 200.000 operaciones cerradas con este sistema en el proyecto piloto (60 oficinas), no ha habido ninguna reticencia a la firma digital por parte de los clientes.

El proyecto le ha reportado a Caja de Ávila el Premio a la Innovación Tecnológica de CECA 2008, sobre un total de 81 propuestas presentadas.